Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường phát sinh nhu cầu thay đổi tên công ty, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật hoặc ngành, nghề kinh doanh. Khi có sự điều chỉnh đối với thông tin đã đăng ký, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp và Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.
Từ ngày 01/7/2025, cơ chế đăng ký doanh nghiệp được điều chỉnh phù hợp với mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh, cơ quan có thẩm quyền và quy trình nộp hồ sơ điện tử để hạn chế việc sửa đổi, bổ sung nhiều lần.
1. Thay đổi đăng ký kinh doanh được pháp luật quy định như thế nào?
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đăng ký doanh nghiệp bao gồm đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và các nghĩa vụ đăng ký, thông báo khác theo Luật Doanh nghiệp.
Như vậy, thay đổi đăng ký kinh doanh là cách gọi thông dụng đối với thủ tục doanh nghiệp thực hiện nhằm cập nhật các nội dung đăng ký khi có sự thay đổi trong quá trình hoạt động.
Các trường hợp thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh thường gặp gồm:
- Thay đổi tên doanh nghiệp;
- Thay đổi địa chỉ trụ sở chính;
- Thay đổi người đại diện theo pháp luật;
- Tăng hoặc giảm vốn điều lệ;
- Thay đổi thành viên, phần vốn góp;
- Thay đổi ngành, nghề kinh doanh;
- Thay đổi nội dung đăng ký thuế;
- Thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.
Về mặt pháp lý, cần phân biệt giữa đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Tùy từng nội dung điều chỉnh, thành phần hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục có thể khác nhau.
2. Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh gồm những gì?
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh không áp dụng thống nhất cho mọi trường hợp. Doanh nghiệp phải xác định thành phần hồ sơ căn cứ vào nội dung cần thay đổi và loại hình doanh nghiệp.
2.1. Thành phần hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh
Theo các Điều 40 đến Điều 48 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông tùy theo loại hình doanh nghiệp (nếu có);
- Danh sách thành viên/cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền nếu có thay đổi liên quan (nếu có);
- Hợp đồng chuyển nhượng, hợp đồng tặng cho hoặc tài liệu chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng phần vốn góp (nếu có);
- Tài liệu chứng minh việc góp vốn hoặc mua cổ phần trong trường hợp pháp luật yêu cầu (nếu có);
- Văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư đối với giao dịch có yếu tố nước ngoài thuộc diện phải đăng ký theo Luật Đầu tư (nếu có);
- Văn bản ủy quyền và tài liệu liên quan nếu thủ tục được thực hiện thông qua người được ủy quyền (nếu có).
Biểu mẫu thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh hiện được ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC. Doanh nghiệp cần sử dụng đúng biểu mẫu tương ứng với nội dung đăng ký hoặc thông báo thay đổi.
2.2. Hồ sơ thay đổi phải phù hợp với từng nội dung đăng ký
Theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải chuẩn bị Giấy đề nghị đăng ký thay đổi và nghị quyết, quyết định của chủ thể có thẩm quyền theo loại hình công ty.
Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục liên quan đến chuyển địa điểm với cơ quan thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
Đối với thay đổi tên doanh nghiệp, Điều 41 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ gồm Giấy đề nghị đăng ký thay đổi và nghị quyết hoặc quyết định về việc đổi tên doanh nghiệp.
Do đó, trước khi chuẩn bị hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần xác định chính xác nội dung thay đổi để áp dụng đúng điều khoản và thành phần tài liệu tương ứng.
3. Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh theo quy định mới nhất
Quy trình thay đổi đăng ký kinh doanh hiện nay được thực hiện chủ yếu bằng phương thức điện tử. Doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ nội bộ trước khi kê khai và nộp hồ sơ trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
3.1. Bước 1: Xác định nội dung thay đổi và thẩm quyền quyết định
Doanh nghiệp cần xác định nội dung thay đổi thuộc thẩm quyền của chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.
Việc xác định sai chủ thể có thẩm quyền ban hành nghị quyết, quyết định có thể làm hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh không hợp lệ và phải sửa đổi, bổ sung.
3.2. Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp sử dụng biểu mẫu I-12 ban hành kèm theo Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC và chuẩn bị các nghị quyết, quyết định, tài liệu chứng minh tương ứng.
Theo Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải đáp ứng các điều kiện về hồ sơ điện tử theo quy định. Người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thực hiện việc xác thực hồ sơ theo cơ chế của hệ thống.
Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, việc ủy quyền phải tuân thủ Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Xem thêm: Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp từ A – Z
3.3. Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh trực tuyến
Từ tháng 7/2025, Việt Nam tổ chức chính quyền địa phương theo mô hình hai cấp và không còn cấp huyện trong cơ cấu chính quyền địa phương.
Đối với doanh nghiệp, thủ tục đăng ký thay đổi thuộc thẩm quyền của Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã thực hiện nhiệm vụ đăng ký đối với hộ kinh doanh theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Doanh nghiệp có thể tra cứu thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập dịch vụ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến được kết nối với hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Quy trình nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh online về cơ bản gồm:
- Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử;
- Lựa chọn thủ tục đăng ký thay đổi tương ứng;
- Kê khai thông tin doanh nghiệp;
- Tải hồ sơ điện tử lên hệ thống;
- Kiểm tra và xác thực hồ sơ;
- Thanh toán phí, lệ phí nếu phát sinh;
- Gửi hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh;
- Theo dõi tình trạng xử lý và nhận kết quả điện tử.
Theo Điều 39 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng được thực hiện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cổng Dịch vụ công Quốc gia có vai trò cung cấp, kết nối và hỗ trợ tiếp cận dịch vụ công trực tuyến.
3.4. Bước 4: Nhận kết quả thay đổi đăng ký kinh doanh
Sau khi gửi hồ sơ thành công, người nộp hồ sơ nhận Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử.
Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ theo thời hạn pháp luật quy định. Đối với nhiều thủ tục đăng ký thay đổi, thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp nhận thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung và thực hiện điều chỉnh hồ sơ trên hệ thống.
4. Những lưu ý sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh
Hoàn thành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh không đồng nghĩa doanh nghiệp đã hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ pháp lý phát sinh từ nội dung thay đổi.
Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp cần tiếp tục rà soát:
- Cập nhật thông tin thuế, hóa đơn điện tử và tài khoản ngân hàng;
- Điều chỉnh giấy phép hoặc hồ sơ chuyên ngành;
- Cập nhật biển hiệu, hợp đồng và thông tin giao dịch;
- Điều chỉnh thông tin của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;
- Thông báo cho đối tác và cơ quan quản lý có liên quan.
Đáng chú ý, khoản 3 Điều 41 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định khi thay đổi tên doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
5. Khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh cần lưu ý gì ?
Thay đổi đăng ký kinh doanh là thủ tục pháp lý phổ biến nhưng thành phần hồ sơ và thẩm quyền quyết định có sự khác biệt tùy từng nội dung thay đổi.
Theo quy định mới, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hệ thống biểu mẫu tại Thông tư 68/2025/TT-BTC và quy trình đăng tải hồ sơ trực tuyến. Việc chuẩn bị sai nghị quyết, sử dụng không đúng biểu mẫu hoặc kê khai thông tin không thống nhất có thể dẫn đến yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ gây mất thời gian.
Trước khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp nên rà soát đồng thời các giấy tờ liên quan như Điều lệ công ty, các loại hồ sơ, thông tin, dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và các giấy phép chuyên ngành khác (nếu có). Việc cập nhật đồng bộ thông tin giúp hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn.
📞 LIÊN HỆ NGAY VỚI TDLAW ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ:
- Hotline / Zalo: 0971.988.838 (Hỗ trợ 24/7)
- Email: luatsu@tdlaw.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/TDLAW.VN
Hãy kết bạn Zalo hoặc liên hệ trực tiếp ngay hôm nay để nhận mẫu hồ sơ và được chuyên viên pháp lý hướng dẫn chi tiết!
