Quy trình mới nhất sau sáp nhập đơn vị hành chính
Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp phát sinh nhu cầu thay đổi địa chỉ công ty khác phường, khác tỉnh do mở rộng hoạt động, di dời trụ sở hoặc chịu tác động từ việc sắp xếp đơn vị hành chính theo chủ trương của Nhà nước. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp thay đổi tên phường, xã hoặc tỉnh đều bắt buộc thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định chính xác nguyên nhân thay đổi địa chỉ để áp dụng đúng quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 168/2025/NĐ-CP, các Nghị quyết của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội về sắp xếp đơn vị hành chính và văn bản hướng dẫn có liên quan.
1. Khi nào phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty?
Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính là một trong những nội dung bắt buộc phải ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Do đó, khi doanh nghiệp chuyển trụ sở thực tế sang địa điểm mới dẫn đến thay đổi địa chỉ đã đăng ký thì phải thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo quy định của Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Các trường hợp phổ biến gồm:
- Chuyển sang phường khác trong cùng tỉnh;
- Chuyển sang tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương khác;
- Chuyển sang địa điểm mới sau khi thuê hoặc mua trụ sở;
- Điều chỉnh địa chỉ do thay đổi quy hoạch.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp không di chuyển trụ sở, mà chỉ thay đổi tên đơn vị hành chính do Nhà nước sắp xếp địa giới thì cần xem xét hướng dẫn của cơ quan đăng ký kinh doanh tại từng thời điểm để xác định có phải cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp hay không.
2. Sáp nhập phường, xã, tỉnh: Có bắt buộc phải đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?
2.1. Chỉ thay đổi tên gọi do Nhà nước điều chỉnh (Không thay đổi địa điểm kinh doanh trên thực tế)
2.2. Doanh nghiệp thực sự chuyển địa điểm kinh doanh trên thực tế
3. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty gồm những gì?
Theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ cơ bản gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông và người đại diện theo pháp luật;
- Biên bản họp/Biên bản làm việc (nếu pháp luật yêu cầu);
- Văn bản ủy quyền (nếu nộp thông qua người được ủy quyền).
Nếu việc chuyển địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải hoàn thành các thủ tục liên quan với cơ quan thuế trước khi cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
4. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty
Từ ngày 01/7/2025, Việt Nam thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp, không còn tổ chức chính quyền cấp quận/huyện.
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP:
4.1. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty.
- Các hồ sơ, tài liệu liên quan.
4.2. Nộp hồ sơ trực tuyến
- Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử tại Hệ thống thông tin về thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Thực hiện kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo đúng hướng dẫn;
- Đăng tải hồ sơ điện tử theo yêu cầu (Chú ý kiểm tra kỹ càng các thông tin về địa chỉ công ty sau sáp nhập);
- Thanh toán lệ phí theo quy định, sau khi hoàn tất nộp hồ sơ, người nộp sẽ nhận được thông báo về việc tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
4.3. Cơ quan đăng ký kinh doanh giải quyết
Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Tài Chính (TP.HCM) hoặc các Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận địa chỉ mới theo thời hạn quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Xem thêm: Thay đổi địa chỉ công ty – Điều kiện, chi phí, hồ sơ và những lưu ý
5. Những việc doanh nghiệp cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty
Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp nên đồng thời cập nhật:
- Hóa đơn điện tử;
- Chữ ký số;
- Tài khoản ngân hàng;
- Các Văn bản/Hợp đồng đang thực hiện;
- Biển hiệu công ty;
- Giấy phép con (nếu có);
- Thông tin với cơ quan bảo hiểm xã hội và các cơ quan quản lý chuyên ngành khi thuộc trường hợp phải điều chỉnh (nếu có).
Thay đổi địa chỉ công ty khác phường, khác tỉnh không phải lúc nào cũng phát sinh từ việc doanh nghiệp chuyển trụ sở. Sau đợt sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa thay đổi địa giới hành chính do Nhà nước quyết định và thay đổi địa điểm hoạt động trên thực tế để xác định đúng nghĩa vụ đăng ký.
Trong trường hợp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định đồng thời thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nhằm bảo đảm quá trình xử lý được nhanh chóng và đúng quy định pháp luật.
TDLaw cung cấp dịch vụ hỗ trợ đăng ký thay đổi địa chỉ công ty với chi phí trọn gói bao gồm:
- Tư vấn về đăng ký thay đổi địa chỉ công ty;
- Soạn bộ hồ sơ và nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ công ty;
- Kiểm tra và rà soát thông tin doanh nghiệp sau khi đăng ký thay đổi địa chỉ công ty;
- Hỗ trợ khắc con dấu, mua chữ ký số, hoá đơn điện tử…
📞 LIÊN HỆ NGAY VỚI TDLAW ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ:
- Hotline / Zalo: 0971.988.838 (Hỗ trợ 24/7)
- Email: luatsu@tdlaw.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/TDLAW.VN
Hãy kết bạn Zalo hoặc liên hệ trực tiếp ngay hôm nay để nhận mẫu hồ sơ và được chuyên viên pháp lý hướng dẫn chi tiết!
