Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, rất nhiều chủ doanh nghiệp mới băn khoăn: có bắt buộc phải mua chữ ký số ngay hay không? Đây là câu hỏi phổ biến, bởi chữ ký số liên quan trực tiếp đến việc kê khai thuế, xuất hóa đơn điện tử và các giao dịch với cơ quan nhà nước. Bài viết dưới đây, TDLAW sẽ phân tích rõ quy định pháp luật hiện hành để doanh nghiệp có câu trả lời chính xác.

Chữ ký số là gì?

Theo khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về giải thích từ ngữ như sau:

“12. Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.”

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, được tạo ra bằng công nghệ mã hóa, dùng để xác thực danh tính người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử. Về giá trị pháp lý, chữ ký số có giá trị tương đương con dấu và chữ ký tay trên văn bản giấy, được công nhận theo Luật Giao dịch điện tử 2023.

Vì sao hầu hết doanh nghiệp vẫn phải mua chữ ký số?

Mặc dù không bắt buộc ngay khi thành lập, chữ ký số gần như trở thành công cụ bắt buộc trên thực tế ngay sau đó, vì các nghĩa vụ sau đây đều yêu cầu chữ ký số:

Xuất hóa đơn điện tử:

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP , chữ ký số của người bán là một trong những nội dung bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn điện tử (một số trường hợp ngoại lệ không bắt buộc chữ ký số đối với gười mua được quy định tại Mục 9 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định  254/2026/NĐ-CP, ví dụ hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim, hóa đơn thương mại điện tử…). Doanh nghiệp phát sinh mua bán hàng hóa, dịch vụ đều phải xuất hóa đơn điện tử, do đó gần như bắt buộc phải có chữ ký số.

Kê khai và nộp thuế điện tử

Theo Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế tại địa bàn có hạ tầng công nghệ thông tin phải kê khai, nộp thuế qua phương thức điện tử. Chữ ký số là công cụ để xác thực các tờ khai, chứng từ nộp thuế trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử 

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 thì tổ chức, cá nhân khi thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Có thể hiểu đơn giản, chứng thư số là căn cứ để chứng minh chữ ký số đó thuộc về đúng người/tổ chức đang thực hiện giao dịch. Vì vậy, mỗi lần ký số, chứng thư số luôn phải đi kèm để đảm bảo giao dịch có giá trị pháp lý và xác định được danh tính người ký.

Chính vì vậy, đối với thủ tục kê khai bảo hiểm xã hội trực tiếp, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số.

Khai báo hải quan điện tử

Đối với doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu, chữ ký số là điều kiện bắt buộc để khai báo hải quan qua hệ thống điện tử.

Có thể thấy, dù luật không ép doanh nghiệp phải mua chữ ký số ngay từ ngày thành lập, nhưng chỉ cần doanh nghiệp bắt đầu hoạt động  phát sinh hóa đơn, kê khai thuế, có lao động  thì chữ ký số gần như là điều kiện bắt buộc để vận hành hợp pháp và thông suốt.

Doanh nghiệp mới nên mua chữ ký số vào thời điểm nào?

TDLAW khuyến nghị doanh nghiệp nên trang bị chữ ký số ngay sau khi được cấp mã số thuế, trước khi phát sinh giao dịch mua bán hoặc kê khai thuế đầu tiên, để tránh gián đoạn hoạt động. Một số lưu ý khi lựa chọn:

• Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.
• Chuẩn bị hồ sơ: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký thuế, giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật.
• Cân nhắc loại chữ ký số phù hợp: USB Token, HSM hoặc chữ ký số từ xa (ký số theo thuê bao/tháng), tùy vào tần suất giao dịch.
• Xây dựng quy chế quản lý, sử dụng chữ ký số nội bộ để tránh tranh chấp hoặc rủi ro giả mạo về sau.

Xem thêm: NHỮNG ĐIỀU CẦN LÀM NGAY SAU KHI ĐƯỢC CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP

KẾT LUẬN

Doanh nghiệp mới không bắt buộc mua chữ ký số ngay khi thành lập theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, nhưng bắt buộc trên thực tế ngay khi phát sinh hóa đơn điện tử, kê khai thuế, BHXH hoặc hải quan điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động trang bị chữ ký số sớm để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, đúng quy định pháp luật.

TDLaw – Đồng hành từ thành lập doanh nghiệp đến hoàn tất thủ tục chữ ký số, hóa đơn điện tử

• Không chỉ tư vấn quy định pháp luật, TDLaw còn cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói, giúp doanh nghiệp mới hoàn tất mọi thủ tục ngay từ đầu — bao gồm cả việc đăng ký chữ ký số, hóa đơn điện tử để sẵn sàng đi vào hoạt động. Dịch vụ bao gồm:
• Tư vấn thành lập doanh nghiệp
• Soạn và nộp bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
• Kiểm tra, rà soát thông tin doanh nghiệp sau khi thành lập
• Hỗ trợ khắc con dấu, mua chữ ký số, đăng ký hóa đơn điện tử…

📞 LIÊN HỆ NGAY VỚI TDLAW ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

• Hotline / Zalo: 0971.988.838 (Hỗ trợ 24/7)
• Email: luatsu@tdlaw.vn
• Facebook: https://www.facebook.com/TDLAW.VN

Hãy kết bạn Zalo hoặc liên hệ trực tiếp ngay hôm nay để nhận mẫu hồ sơ và được chuyên viên pháp lý hướng dẫn chi tiết!